Оптимизация бизнес-процессов

Регламентация бизнес-процессов может быть полезна в случае, если процессы и их результаты в целом устраивают сотрудников, руководство и собственников компании, но на предприятии выявлены проблемы следующего характера:

• «Непрозрачность» системы работы – отсутствие четко выделенных этапов работы, результатов этих этапов. Как следствие, сложно проконтролировать что, как и почему происходит
• Отсутствие закрепленной ответственности, наличие процессов, за которые никто не отвечает и процессов, за которые «отвечают» несколько сотрудников одновременно, что провоцирует конфликт между ними
• Выполняемые процедуры нигде не зафиксированы, либо их описание слишком формально

А это значит: 

• Результат работы зависит от конкретного сотрудника (группы сотрудников).
• Руководитель вынужден несколько раз проговаривать решение одной и той же проблемы.
• Затруднен процесс передачи опыта новым сотрудникам при введении их в должность.
• Возникают затруднения при развитии, организации аналогичных компаний (например, филиала компании в другом регионе).

Целью регламентации бизнес-процессов предприятия является их формализация и подготовка комплекта документов, который регулирует различные сферы деятельности компании. Фундаментом регламентов являются представления о работе бизнеса собственников и руководителей предприятия, мнения и опыт лучших его сотрудников, а также успешные решения в области управления других предприятий отрасли.

Преимущества реализации проекта по формализации и регламентации бизнес-процессов:

• В разработке регламентов появляется возможность заново оценить работу всего предприятия, при этом в процессе работы собственники, руководители и персонал вовлекаются в совместную деятельность с целью повысить эффективность компании и начинают лучше понимать цели всей фирмы и свои задачи
• Регламент, подготовленный в письменной форме, определяет самые важные моменты деятельности предприятия, что исключает в дальнейшем их ежедневное разъяснение. Каждый сотрудник изучает «Руководство по работе», расписывается в этом и в дальнейшем несет полную ответственность за результаты своей работы в соответствии с его положениями
• Процесс принятия на работу, обучения и адаптации новых сотрудников становится более эффективным, поскольку новичок имеет возможность сразу же ознакомиться с организацией работы всего отдела и со своей ролью в нем. Это экономит время и руководителя, и нового сотрудника, исключая любое неправильное понимание работником своих обязанностей
• При подготовке регламентов каждая из операций, как правило, разбивается на отдельные шаги исполнения. Регламент может содержать стандарты, инструкции, руководства, пошаговые описания действий и иные документы, способствующие качественному выполнению операций бизнес-процесса