Каким способом вести бухгалтерию в организации, решает руководитель, предварительно взвесив все плюсы и минусы каждого варианта.
Ведение бизнеса — это всегда новые задачи: поиск и прием сотрудников, поиск клиентов, выгодные продажи, отчетность и своевременная уплата налогов с полученного дохода. Если вовремя не сдать отчет или не заплатить в бюджет, сэкономить не получится — еще и штраф сверху добавят.
Чтобы избежать ситуаций с начислением штрафов, у руководителя есть 2 варианта. Первый — нанять специалиста, то есть бухгалтера. Второй вариант — бухгалтерский аутсорсинг. Как сделать правильный, а главное, выгодный именно для вашего предприятия, выбор среди двух этих способов ведения бухгалтерии?
Так как Россия – страна огромная, зарплаты в разных регионах очень сильно различаются. Поэтому будем рассматривать в границах Москвы. Разброс размеров зарплаты специалиста – от 40 тыс. руб. до 150 тыс. руб. в месяц. При этом, во многих регионах зарплата может начинаться от 20 тыс. руб.
Конечно, заработной платой расходы на бухгалтера не ограничиваются. За каждого сотрудника в штате нужно перечислять в бюджет страховые и медицинские взносы (а это около 30% от его оклада). Персоналу необходимо обеспечить полноценное удобное рабочее место. Желательно с современным компьютером с новейшим ПО, быстрым интернетом и мини-кухней в двух шагах от стола. Кроме того, бухгалтер будет расходовать офисную бумагу и тонер при печати документации, занимать место в шкафах под хранение документов, просить возмещение расходов на поездки в ФНС или другие органы по долгу службы.
Аутсорсинг привлекателен тем, что его стоимость ограничивается выбранным тарифным планом с необходимым уровнем сервиса. Цена аутсорсинга бухгалтерии начинается от 1 700 руб. и доходит до 600 тыс. руб. Стоимость зависит от того, какой финансовый оборот бизнеса в месяц, от количества сотрудников, от системы налогообложения и др.
Таким образом, предприниматель на УСН 6% без сотрудников с доходом в 2 млн руб. в год, торгующий на рынке, и ООО на ОСНО с 300 сотрудников, оборотом 1 млрд руб., занимающийся добычей нефти, — получат абсолютно разную стоимость услуг ведения бухучета.
Иногда случается, что при одном или нескольких бухгалтерах в компании на организацию накладывают штраф, и все счета тут же блокируются. А виной всему неоплаченный по ошибке налог или взнос.
Что делать с этим сотрудником? Уволить, сделать выговор, лишить премии или все вместе — решать вам. Ваш внутренний сотрудник несет материальную ответственность. Но по трудовому законодательству сумма взыскания при непредумышленном причинении ущерба ограничена размером оклада за месяц. Все оставшиеся убытки из-за ошибки бухгалтера придется или оплачивать из своего кармана. Ну или постепенно вычитать частями из его зарплаты.
Обиженный в такой ситуации человек может повести себя не вполне адекватно. Может скопировать базы и отнести в налоговую или удалить их. И тогда придется ломать голову о том, как восстановить учёт и оплачивать штрафы и пени. При этом ценник такой реанимации учета тоже немаленький: от 5 тыс. до 100 тыс. руб. за квартал.
Что делать, если бухгалтер забрал с собой документы, а на бизнес нагрянула проверка? Тогда вам нужно будет оплатить штраф от 10 тыс. руб., согласно статье 120 НК РФ. Если же нарушение не единственное в разных налоговых периодах, то штраф уже от 30 тыс. руб.
Компании, занимающиеся ведением бухучета на аутсорсинге, страхуют себя от ошибок на 100 млн руб. Как правило, в организации есть аудиторский отдел по контролю качества бухгалтерских услуг. Этот отдел проводит аудит ведения учета по клиентам и предотвращает вероятные ошибки. Это помогает вовремя обнаружить ошибки, которые могут нанести вред вашему бизнесу. Ну, а если все-таки приходит штраф от контролирующего ведомства из-за ошибки, допущенной в бухгалтерской компании, то фирма его возмещает в полном объеме. Ведь помимо договора им еще важна репутация собственной фирмы.
Штатный бухгалтер. Как дать ему профессиональную оценку? На основании прошлого опыта работы? Так там другая специфика, другой объем работы, другие внутренние процессы. Поэтому качественную оценку квалификации при приеме на работу никак не удастся.
При этом, в налоговом и бухгалтерском учете все очень быстро меняется. Поэтому просто нанять специалиста и посадить его работать будет недостаточно. Необходимо отправлять сотрудника на курсы повышения квалификации, чтобы он мог обеспечить хоть какое-нибудь качество своей работы.
Бухгалтерский аутсорсинг. Здесь также есть свои риски. Заключаешь договор с фирмой, а кто будет вести учет — непонятно. Это может быть выпускник ВУЗа, а может действительно компетентный спец.
Однако именно компания по предоставлению услуг аутсорсинга несет всю ответственность за своих специалистов. И за их текущий уровень квалификации, и за то, как и когда их прокачивать. И все это не за ваш счет, а за свой.
В удаленной бухгалтерии трудится несколько узких специалистов, каждый отвечает за свой сегмент бухучета. Первичник — обрабатывает первичные документы. Аккаунт-менеджер принимает все задачи от клиентов и ставит их в свою очередь бухгалтерам. А подготовка и сдача отчетов — на главном бухгалтере. Если кто-то из удаленной команды уйдет в отпуск, или же произойдет смена сотрудника, вы об этом даже не узнаете. На период отсутствия члена команды его обязанности передаются остальным коллегам. Поэтому процесс будет работать так же стабильно, как и раньше.
1. Стоимость ведения бухгалтерии в обоих случаях ощутимая. Уровень зарплат штатного бухгалтера в вашем регионе можно посмотреть по вакансиям, например, на hh.ru. А затраты на аутсорсинг вы сможете рассчитать по тарифному калькулятору на сайте бухгалтерских фирм.
2. Бухгалтер находится рядом, и также рядом он ест, пьет, дышит, болеет и требует «особого ухода». В отличие от удаленной организации.
3. Наемный бухгалтер сможет покрыть свои ошибки только в сумму зарплаты. А аутсорсинговые компании — дополнительно контролируют и страхуют себя от ошибок.
